De plus en plus, nos interactions sur le web se font à travers des formulaires en ligne. Même chez jevalide.ca, je ne fais pas exception. Si tu souhaites me contacter, c’est aussi via un formulaire. Certains sont courts, comme pour s’inscrire à une infolettre, d’autres sont très longs, comme des sondages de recherche.

Dans presque tous les cas, ils vont contenir des informations qu’on peut classer de privées, confidentielles et même secrètes !

Quelques enjeux avec les formulaires en ligne

J’ai remarqué, dans la dernière décennie, la prolifération de formulaires demandant une quantité abusive d’informations, souvent juste pour pouvoir s’inscrire à une infolettre.

Heureusement, les contextes législatifs ont évolué entre notre faveur, nous, humbles citoyens, pour une fois, et non pas pour les grandes entreprises seulement.

Les lois telles que le Règlement général de protection des données (RGPD) en Europe, le California Consumer Privacy Act (CCPA) en Californie et bientôt, la loi 25 au Québec, contrôlent les raisons pour lesquelles des données peuvent être collectées.

Malheureusement, il y a encore beaucoup de sites web qui, intentionnellement ou non, accumulent beaucoup trop de données, mettant à risque la vie privée et la confidentialité des renseignements en cas d’incident de cybersécurité ou de mauvais usage.

Je te présente cinq conseils clés pour créer de meilleurs formulaires en ligne, plus respectueux et plus inclusifs. Tu seras prêt·e pour l’arrivée de nouvelles lois et de nouveaux comportements de la part de toutes les parties prenantes qui interagissent avec nos entreprises.

Demande le strict minimum

C’est la base de la gouvernance de données. Moins on accumule d’information, plus il sera facile de bien la gérer et de la protéger. La première question à te poser, c’est quelles sont les informations qui sont essentielles pour la prestation de ton service.

Par exemple, si tu livres un produit gratuit en ligne, tel qu’un document ou une infolettre, tu n’as généralement pas besoin de l’adresse physique de tes clients.

Un autre exemple d’information qui est rarement utile, c’est le genre et l’orientation sexuelle. À moins que tu sois une agence de rencontres ou dans le domaine de la santé, c’est bien rare que cette information soit utile pour ton entreprise. Et ne t’essaie pas avec l’utilisation de titres de civilité. C’est dépassé et ce n’est pas inclusif.

Pour personnaliser ton contenu, le prénom suffit. Le nom de famille est encore une fois une information qui n’est souvent pas utile en dehors d’une transaction où on doit valider des informations de paiement.

Découple l’inscription et les sondages dans des formulaires en ligne différents

En entreprise, on aime avoir un portrait démographique de nos clients et de nos visiteurs. Cependant, nous n’avons pas besoin de savoir qui est qui lorsqu’on fait des statistiques.

C’est pour cette raison que lorsqu’on crée un formulaire d’inscription, on ne devrait pas demander d’information démographique, mais seulement les informations nécessaires pour identifier la personne avec qui on interagit.

Les informations démographiques devraient être demandées dans un sondage anonyme à part

Ce sont, par exemple:

• l’âge,
• le genre (on ne demande plus le sexe),
• le pays,
• la ville,
• le code postal
• le revenu annuel…

Un sondage ne devrait surtout pas contenir des informations qui permettent l’identification personnelle telle qu’un courriel ou un numéro de téléphone. Et que je ne te prenne pas à utiliser la tactique du concours ou de la communication des résultats pour attraper une adresse courriel par la bande. C’est un manque d’éthique flagrant !

Un formulaire est anonyme seulement lorsque c’est impossible de retracer qui l’a rempli, même si on avait accès à toutes les données de la planète !

L’anonymat, c’est lorsqu’il est fortement possible que plusieurs personnes puissent donner les mêmes réponses à toutes les questions. On appelle ça la k-anonymat. C’est la mesure qui permet de s’assurer qu’au moins k personnes différentes donneraient la même réponse si elles répondaient au sondage.

Donc moins on pose des questions précises, plus la valeur de k est grande. Il faut trouver le bon compromis entre la précision et l’anonymat. Ça revient à mon point précédent. Est-ce que tu as vraiment besoin de savoir ça !

Pense aux autres usages possibles des données

Lorsque tu construis un questionnaire, tu as souvent une seule idée en tête. C’est généralement pour offrir un service, livrer un produit ou pour connaître l’opinion de tes abonnés sur un sujet d’actualité qui les concerne de près.

Cependant, les données que tu vas obtenir pourraient probablement servir aussi à autre chose. Et surtout, si elles étaient entre les mains de personnes mal intentionnées.

C’est un bon exercice de se demander ce qu’on peut faire d’autre avec les données qu’on accumule. On se livre à un vrai exercice de remue-méninges. On suppose qu’on a accès à tout ce qui se trouve sur Internet et qu’il n’y a aucune loi pour interdire tout ce à quoi on a pensé. Bref, on se met dans la peau de pirates et de criminels!

Utilise l’écriture épicène et inclusive

Les gens vont avoir davantage tendance à remplir un formulaire en ligne s’ils et elles se sentent interpellé·es. De plus, utiliser cette forme d’écriture augmente l’égalité sur le web, car les moteurs de recherche ont tendance à favoriser le contenu au masculin.

Pour ce faire, c’est recommandé d’utiliser l’écriture épicène et inclusive:

• L’écriture épicène, c’est utiliser des noms collectifs au lieu de noms genrés. Par exemple, au lieu de client, on peut utiliser clientèle.
• L’écriture inclusive, c’est d’utiliser à la fois le masculin et le féminin. Cette syntaxe se nomme le doublet, et elle est disponible soit avec
  • une forme complète: client et cliente.
    • Cette forme peut devenir lourde. Il n’est pas conseillé de l’utiliser plus d’une fois par phrase.
  • une forme abrégée, qui va utiliser le point médian: client·e.
    • Cette forme est pratique sur les réseaux sociaux et dans les espaces restreints, mais elle est plus difficile à lire pour les lecteurs vocaux et pour les gens dyslexiques.

Tu peux utiliser mon outil en ligne pour faciliter l’usage du point médian.

Je te laisse en référence quelques ressources utiles pour apprivoiser l’écriture inclusive:

• Guide d’écriture inclusive du groupe Féministes en Mouvement de l’Université Laval
• Ressources en écriture inclusive de l’université McGill
• Le guide Guide RH d’écriture inclusive, pour le recrutement et les offres d’emploi

Choisis une plateforme de formulaires en ligne qui respecte la confidentialité

Il existe plusieurs outils de création de formulaires en ligne. Certains hébergent seulement les données aux États-Unis. Je te conseille ici de prendre le temps de lire les conditions d’utilisation et les paramètres de confidentialité des logiciels que tu choisis. Ce ne sont pas uniquement tes données, mais aussi celles de ta clientèle et tu en es responsable selon la loi !

Parmi les services les plus populaires et gratuits, les données sont généralement hébergées aux États-Unis. Certains vont offrir le choix de la localisation si on creuse bien loin dans les paramètres.

Mais, le mieux, c’est de savoir exactement où se trouvent les données. Pour ça, il y a deux options:

1. Payer un fournisseur qui nous permet de choisir la localisation, tel que LimeSurvey
2. Héberger nous-même l’outil de création de formulaires et sa base de données, ce qui demande plus de compétences techniques.

Encore une fois, l’outil LimeSurvey peut être utilisé en mode auto-hébergement. Sinon, les logiciels libres Nextcloud et YakForms permettent de construire des formulaires qui seront aussi auto-hébergés. Sinon, le site web AlternativeTo va te permettre d’en trouver d’autres !

Conclusion

Je souhaite que ces conseils t’aiderons à construire des formulaires en ligne qui sont plus respectueux de la vie privée, et plus inclusifs !

Partage-nous tes formulaires révisés sur les réseaux sociaux !

Autres contenus qui pourraient t’intéresser

• Ton offre fait TI peur ?
• 5 conseils pour favoriser la diversité en STIM
• Analyse du langage naturel en français: Quels sont les principaux défis ?