Ces 5 astuces astuces simples et rapides pour mieux gérer les données dans ton entreprise vont t’aider à:

• Mettre plus d’organisation et de sécurité dans tes affaires
• Mieux protéger ta clientèle
• Faire un bon bout de chemin pour respecter les obligations de la loi 25
• Et tout ça gratuitement, aucun achat requis !

Cet article est issu d’une présentation LinkedIn Live en collaboration avec Collab Machine.

CollabMachine n’est pas seulement un site, c’est une machine à collaboration ! Plus de 1000 spécialistes dans tous les domaines de l’informatique, l’e-commerce et le marketing web sont nos collaborateurs.

1. Utilise un navigateur web sécuritaire

• Je recommande le navigateur Brave
  • Indépendant des firmes GAFAM
  • Logiciel libre basé sur Chromium, le projet derrière Chrome
  • Bloque les publicités et les maliciels sans devoir installer d’extension
  • Permet de créer facilement des profils pour différents usages
• Éviter d’enregistrer ses identifiants dans le navigateur
  • Attaque de plus en plus fréquente
  • Utilise un gestionnaire de mots de passe à la place. Je recommande Bitwarden.

2. Archive tes fichiers avec des mots de passe

Nous accumulons de plus en plus de données confidentielles dans nos entreprises.

• Le format Zip permet de protéger un ensemble de fichiers avec un mot de passe. En plus, ça prend moins de place !
• L’algorithme de chiffrement AES-256 utilisé par ce format n’a jamais été piraté et il est réputé « post-quantique ».
• Je recommande d’utiliser l’application libre 7-Zip, qui gère de nombreux formats d’archives.

3. Utilise une structure de fichiers dans ton ordinateur

Une structure de fichiers hiérarchique va permettre de gérer ton contenu et aussi de gérer les accès si tu utilises un partage de fichiers (serveur ou stockage cloud tel que Google Drive ou Dropbox)

Voici un exemple:

• Domaine d’activité (comptabilité, contrats, marketing, contenu de formation, projets clients, …)
• Parties prenantes
• Individu ou entreprise
• Projet
• Type de contenu
• Maturité du fichier

Cette structure permet de mettre en place une politique Role-Based Access Control (RBAC):

• Groupes associés aux parties prenantes
• Utilisateurs pour les individus ou les entreprises
• Comptes invités par projet

Pour avoir une démarche complète de protection des données, j’ai monté le programme Mission Cybersécurité (lien vers Collab Machine)

4. Design tes formulaires web avec empathie et confidentialité en tête

Un formulaire construit avec empathie va apporter davantage de réponses et elles vont être de meilleure qualité. Faire des bons questionnaires, c’est une autre façon de mieux gérer les données de notre clientèle.

• Utilise un langage inclusif
• Évite de proposer trop de choix de réponses
• Utilise une police d’écriture lisible par les dyslexiques
• Assures-toi que ta page est accessible sur mobile et pour les non-voyants
• Propose de sauvegarder les résultats intermédiaires

Un formulaire ne devrait jamais servir de sondage. Ça devrait toujours être séparé pour garder la confidentialité

Informations nominatives:

• Nom, prénom
• Date de naissance
• Adresse
• Courriel
• Numéro de téléphone
• Numéro de permis de conduire
• Numéro d’assurance sociale

Informations confidentielles:

• État civil
• Identité sexuelle et de genre
• Ethnicité
• État de santé et situations de handicap
• Diagnostics de santé mentale
• Appartenance à une organisation politique, sociale ou un syndicat
• Pratiques religieuses ou spirituelles

Pour en savoir plus, tu peux consulter mon blog à https://jevalide.ca/blog.
Je publie souvent à ce sujet.

5. Sauvegarde tes données de réseaux sociaux

Nous produisons beaucoup de contenus et créons des relations sur les réseaux sociaux. Ce serait dommage de les perdre en se faisant désactiver son compte.

• Heureusement, les réseaux offrent la possibilité de télécharger nos données. Voici les pages pour le faire sur les différents réseaux:
  • LinkedIn: https://www.linkedin.com/mypreferences/d/download-my-data
  • Facebook: https://www.facebook.com/dyi
  • Twitter: https://twitter.com/settings/download_your_data
  • Instagram: https://www.instagram.com/download/request/
  • Pinterest: https://www.pinterest.ca/settings/privacy
• Ces données peuvent aussi servir à faire de l’analyse de données. C’est d’ailleurs ce que j’offre dans ma formation Libère tes chaînes de mots (lien vers Collab Machine)

Conclusion

En appliquant ces 5 conseils, tu vas déjà pouvoir mieux gérer les données de ton entreprise et avoir des pratiques plus sécuritaires pour protéger ta clientèle.

Ps: Je ne suis pas avocat, aucune information dans cet article ne constitue un avis juridique !

Besoin d’un coup de main avec la gestion des données dans ton entreprise ? Mon service Consultation Express est là pour créer ton plan d’action sur mesure.