Dans cet article, je te présente une étude de cas de migration de Slack vers Mattermost auprès d’une communauté de recherche.

C’est un bel exemple de projet où une solution autohébergée est un choix logique et pérenne.

Parfois, aucun forfait ne répond à tes besoins

La tarification des logiciels propriétaires est souvent pensée en fonction d’utilisateurs types en entreprise. Pour des organisations à but non lucratif ou des communautés professionnelles, leurs coûts peuvent devenir rapidement un frein.

Les forfaits gratuits ont des limites arbitraires. Ils ont souvent une absence de garantie au niveau du service et de la protection de la vie privée. Les conditions d’utilisation peuvent changer de manière complètement arbitraire et représenter une menace à la survie d’une organisation.

Une communauté académique, ça aime prendre son temps. Pas Slack !

C’est ce qui s’est produit avec la Communauté Accès aux données. C’est un regroupement de chercheur·es et de professionnel·les de la santé. Ils et elles s’intéressent au partage des données de santé dans le cadre de la recherche universitaire et clinique.

Le domaine académique évolue lentement, parce que les gens prennent le temps de lire et de comprendre. Les conversations peuvent durer des années. La spontanéité des conversations est moins pertinente que l’analyse approfondie des contenus partages.

Slack avait au départ un forfait gratuit basé sur la rétention d’un nombre de publications fixe. Ça arrangeait la communauté, car c’était un nombre élevé par rapport au volume de publications. Puis, Slack ont décidé de changer leur forfait gratuit sur une base de rétention de 3 mois. Ça ne correspondait plus du tout aux besoins. De plus, les forfaits payants sont hors de prix dans ce contexte pour une communauté de plusieurs centaines de membres.

Passer au logiciel libre en autohébergement

C’est à ce moment que j’ai proposé à la communauté de faire une migration vers Mattermost. C,est un logiciel libre similaire de par son look et ses fonctionnalités à Slack. J’ai aussi proposé d’héberger les données au Québec. Nous étions au début de l’application de la loi 25. Les gens dans le domaine de la santé sont, heureusement, sensibles aux enjeux des données personnelles.

Les options d’hébergement en dehors des firmes américaines, à des prix raisonnables, sont limitées au Québec. Ma préférence va toujours vers OVH, le géant français de l’hébergement web, qui possède un centre de données au Québec.

Migrer de Slack vers Mattermost

Ma proposition incluait une migration des données de la communauté en utilisant des outils développés en logiciel libre qui existaient déjà sur le web. En activant le démo payant, nous avons eu accès à l’ensemble des données et j’ai pu les exporter.

Ensuite, j’ai effectué des manipulations de bases de données avec plusieurs logiciels et scripts. J’ai pu importer l’ensemble des conversations passées dans Mattermost. J’ai aussi pu offrir des outils autohébergés et un site web à la communauté. Tout ça, c’est grâce à la plateforme Yunohost sur lequel le serveur fonctionne. Ça permet de limiter les efforts en administration système.

Un défi imprévu: les courriels !

Suite à la migration de Slack vers Mattermost, il fallair renouveler les comptes. Le principal défi à venir était le remplacement des mots de passe. Un des points que je n’avais pas anticipé était que les institutions publiques bloquaient les nouveaux domaines. On a envoyé un premier courriel massif aux membres pour renouveler leurs accès. Mais, on s’est plutôt retrouvé à avoir notre domaine sur liste noire d’envois de courriels. Presque plus personne ne pouvait recevoir les courriels de récupération nécessaires pour changer les mots de passe.

De plus, la plupart des institutions publiques utilisent Microsoft Exchange comme plateforme de courriel. Cette plateforme utilise des règles automatisées et centralisées pour filtrer les courriels. elles ne sont pas directement gérées par les directions TI.

La solution a donc été de passer par un fournisseur d’envoi de courriels de masse, PostMark. Il permettait aussi d’intercepter les courriels envoyés via leur API. Ça permet de cliquer manuellement sur les liens de confirmation de renouvellement de nos membres qui ne le reçoivent pas. On leur envoyait ensuite un message leur expliquant ce que nous avions fait.

Je te partage mon expérience !

Nous avions aussi de sérieux soucis de livrabilité étant donné que notre domaine avait acquis une mauvaise réputation. J’en ai profité pour me former aux meilleures pratiques dans le domaine du courriel.

C’est pour ça qu’en plus de partager mon expertise en autohébergement, je peux aussi dépanner les entreprises qui ont des ennuis avec leurs infolettres et leur système de courriels. Ça se fait avec mon service de Consultation Express.

Que tu aies un projet de petite échelle ou une grande migration, comme cet exemple de Slack vers Mattermost, je peux t’aider. Si tu veux découvrir l’univers des possibles, rejoins mon atelier ! Tu as tous les détails ci-dessous.