Sécuriser l'outil de création de contenu Canva

Même si les plateformes de création de contenu ont moins d'enjeux de sécurité, elles peuvent contenir de l'information qui est sous embargo ou des éléments de propriété intellectuelle. C'est donc aussi important de sécuriser leurs accès. Dans cet article, nous allons sécuriser Canva.

🌘 Authentification à double facteur

Dans Canva, va dans les paramètres (engrenage sur la page d'accueil), puis dans la section Login & security (1).

Nous allons d'abord activer l'authentification à double facteur pas SMS (2). C'est la seule méthode disponible pour l'instant. Si tu n'as pas de SMS ou que tu ne souhaites pas utiliser cette méthode, alors je te conseille de ne pas l'activer. Opte surtout pour un mot de passe fort dans ce cas.

🌘 Télécharger une copie locale de tes fichiers

Ensuite, tu as l'occasion de demander un téléchargement de tes créations. C'est l'occasion d'appliquer les sauvegardes 3-2-1 aussi à ta création de contenu ! Comme Canva est déjà dans le nuage, alors ce qu'il te faut, c'est une copie locale sur ton ordinateur et une copie sur un disque externe.

C'est possible que ça prenne quelques heures à quelques jours pour recevoir le courriel avec le lien vers l'archive avec tout ton contenu. Ça dépend vraiment du nombre de créations que tu as fait.

Assure-toi d'intégrer cette pratique à une routine de sauvegardes régulières. Tout dépendamment de la quantité de travail que tu fais dans Canva, une bonne pratique serait entre une semaine et un mois. Un truc: demande les sauvegardes le vendredi, comme ça en général, tu vas les avoir le lundi pour commencer la semaine.

🌘 Partager l'espace de travail

Pour partager l'espace de travail, ça fonctionne par invitation. Depuis les paramètres, va dans People, puis clique sur Invite People.

Entre les adresses courriel des gens que tu veux inviter. Chacun va recevoir un courriel d'invitation pour se créer un compte utilisateur.

Évite de créer des liens de partage pour inviter des collaborateurs·trices dans ton espace, sauf lors de besoins à court terme. C'est difficile de se rappeler quels accès on a partagés au fil du temps. À chaque fois que tu crées un lien temporaire, consigne-le dans un fichier. Par exemple, une base de données dans Notion ou Airtable pourrait répondre à ce besoin.

🌘 Créer des groupes

Tu peux aussi créer des groupes avec les gens que tu as invités dans ton espace Canva. Pour ce faire, clique sur Groups

Crée ensuite un nouveau groupe, puis donne-lui un nom et ajoute les courriels des gens que tu as invités dedans. Dans Canva, il y a deux niveaux d'accès: Membre et administrateur.

L'avantage des groupes, c'est qu'on a plus à gérer les accès individuellement. On ajoute les membres dans les groupes, puis on donne accès aux dossiers aux groupes. On va maintenant voir comment configurer les dossiers.

🌘 Les dossiers pour faire une gestion des accès

Maintenant, pour appliquer la gestion des accès, on va utiliser les dossiers. Ce n'est pas le mode de fonctionnement par défaut de Canva qui a tendance à créer des projets toujours dans l'espace principal et non à suggérer des dossiers de travail. Tu peux accéder aux dossiers via Projects et Folder. En survolant à droite du dossier, il va apparaître une case avec ...

Clique sur les ... à droite du dossier à partager au groupe, puis sur Share

Tape ensuite le nom du groupe à partager, puis clique sur Done

Tu as maintenant invité un utilisateur, créé un groupe et partage un dossier à ce groupe. C'est la bonne façon de procéder, et ça va te forcer à organiser tes projets dans les dossiers 😈.

Note ici qu'il n'y a qu'un seul niveau de profondeur dans les répertoires. Tu peux créer artificiellement une hiérarchie en utilisant des tirets ou un autre nom de caractère dans tes noms de dossiers.

🌘 Conclusion

Voici un résumé des conseils présentés pour sécuriser Canva :

• Active l'authentification à double facteur.
• Fais une sauvegarde régulièrement de tes contenus.
• Crée des groupes et utilise les dossiers pour mieux gérer les accès.
• Utilise des liens d'invitation pour les accès temporaires seulement.